FAQs/Wichtige Themen

Allgemein

Beendigung Arbeitsverhältnis

Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses können Sie das Portal und den Digitalen Ordner weiterhin nutzen. Bitte beachten Sie hierzu die Regelungen unter Verfügbarkeit von Dokumenten. Das Reisemanagement und BeihilfeOnline stehen noch sechs Monate nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Nutzungsbedingungen

Der Freistaat Bayern bietet als Mitarbeiterservice derzeit folgende Dienste:

  • Digitaler Ordner (Bereitstellung von elektronischen Dokumenten wie z. B. Bezügemitteilungen)
  • Reisemanagement (Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Reisen)
  • BeihilfeOnline (webunterstützte Antragerstellung mit anschließendem Ausdruck in Papier)

Für die Nutzung der Dienste ist die Registrierung und Anmeldung über den Authentifizierungsdienst authega erforderlich.

Die Nutzung der Dienste ist freiwillig.

Ausnahme:

Wenn Ihre Dienststelle Dienstreiseanträge und -abrechnungen ausschließlich über Reisemanagement (BayRMS) im Mitarbeiterservice Bayern entgegennimmt, ist die Nutzung des Portals und die Registrierung bei authega verpflichtend. Bitte erkundigen Sie sich in Ihrer Geschäftsstelle.

Ruhestand

Auch nach der Beendigung des aktiven Dienstes können Sie das Portal, den Digitalen Ordner und BeihilfeOnline nutzen. Bitte beachten Sie hierzu die Regelungen unter Verfügbarkeit von Dokumenten. Das Reisemanagement steht noch sechs Monate nach dem Eintritt in den Ruhestand zur Verfügung.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Verfügbare Dienste

Die Verfügbarkeit von Diensten im Portal Mitarbeiterservice Bayern orientiert sich an Ihrer Beschäftigungsbehörde bzw. Ihrem Status (aktiv, ausgeschieden bzw. im Ruhestand).

Versetzung

Bei einer Versetzung können Sie sich weiterhin am Portal anmelden. Der Digitale Ordner sowie BeihilfeOnline können unverändert genutzt werden. Das Reisemanagement steht nur dann zur Verfügung, wenn Ihre Behörde diesen Dienst nutzt.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

Reisemanagement: Ändern Sie die Behördendaten in Ihrem Mitarbeiterprofil.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Digitaler Ordner

Beihilfedokumente

Beihilfedokumente (Beihilfe-Bescheid, Beihilfe-Abschlag und Beihilfe-Anerkennung) können im Digitalen Ordner elektronisch bereitgestellt werden. Zusammen mit dem Beihilfebescheid werden Ihnen auch Ihre eingereichten Rechnungen zur Verfügung gestellt. Voraussetzung hierfür ist Ihre Einwilligung in die elektronische Bereitstellung von Beihilfedokumenten bei den Einstellungen im Digitalen Ordner

Weitere Informationen zur Anzeige und zum Herunterladen von Bescheiden und Belegen

Bereitstellung von Bezügemitteilungen und Steuerbescheinigungen

Bezügemitteilungen werden nicht monatlich, sondern nur bei einer Änderung der Brutto- und/oder Nettobezüge erstellt und bekannt gegeben.

Hinweis für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger:
Bezügemitteilungen und Steuerbescheinigungen stehen Ihnen zur Zeit aus lizenztechnischen Gründen im Digitalen Ordner nur zur Verfügung, wenn sie die Zustimmung zur elektronischen Bereitstellung bereits im aktiven Dienst erteilt haben.

Datenschutz

Öffnen der Dokumente

Beim Öffnen von Dokumenten im Browser werden die Dokumente abhängig von den Browsern und den Einstellungen in unterschiedlichen Verzeichnissen gespeichert. Falls Sie sicherstellen wollen, dass die Dateien nicht auf Ihrem Rechner gespeichert bleiben, müssen sie diese ggf. manuell löschen.

Mögliche Speicherorte:

Firefox

Temp-Verzeichnis des Benutzers – C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Temp

Internet Explorer

Temporäre Internet-Dateien – C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\...

Chrome

Eingestelltes Downloadverzeichnis – C:\Users\<Benutzername>\Downloads

Edge

Festes Downloadverzeichnis des Benutzers – C:\Users\<Benutzername>\Downloads

Speichern der Dokumente

Die Dokumente des Digitalen Ordners sind in Archiven gespeichert. Sie können die Dokumente zusätzlich auf Ihren eigenen Speichermedien (Festplatte des Computers, USB-Stick u. a. ) sichern:

Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste in der Spalte Download auf den Link zum Dokument, wählen Sie den Dialog "Ziel speichern unter...".

Beispielscreen anzeigen Screenshot - Speichern der Dokumente

Verfügbarkeit von Abrechnungsdokumenten und Steuerbescheinigungen

Beamtinnen/Beamte, Richterinnen/Richter, Versorgungsempfängerinnen/Versorgungsempfänger:

Die Dokumente im Digitalen Ordner stehen Ihnen sowohl während des aktiven Beamten- bzw. Richterverhältnisses als auch im Ruhestand dauerhaft zur Verfügung.

Im Todesfall stehen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf Ihres Todesjahres auch Ihren legitimierten Erben zur Verfügung und können von diesen, soweit kein Zugang zum Portal Mitarbeiterservice Bayern besteht, auch bei der zuletzt zuständigen Bezügestelle angefordert werden.

Sollten Sie anders als durch Versetzung/Eintritt in den Ruhestand aus Ihrem Beamten-/Richterverhältnis ausscheiden, stehen Ihnen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf des Jahres, in welchem Sie ausgeschieden sind bzw. die Bezügezahlung geendet hat, zur Verfügung.

Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, Auszubildende:

Die Dokumente im Digitalen Ordner stehen Ihnen während Ihres Beschäftigungs- bzw. Ausbildungsverhältnisses und bis zum Ablauf des zehnten Jahres nach Ihrem Ausscheiden bzw. dem Renteneintritt zur Verfügung.

Im Todesfall stehen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf Ihres Todesjahres auch Ihren legitimierten Erben zur Verfügung und können von diesen, soweit kein Zugang zum Portal Mitarbeiterservice Bayern besteht, auch bei der zuletzt zuständigen Bezügestelle angefordert werden.

Verfügbarkeit von Beihilfedokumenten

Die Dokumente im Digitalen Ordner stehen Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Verfügung. Diese betragen:

  • Beihilfebescheide: 5 Jahre
  • Belege: bis zu 1 Jahr

BeihilfeOnline

Antragstellung mit BeihilfeOnline

Sie können in BeihilfeOnline Ihre Belege hochladen und anschließend Ihren Beihilfeantrag online stellen (Hinweis: Diese Funktion wird derzeit pilotiert und steht nur Teilnehmern der Pilotierung zur Verfügung). Siehe hierzu auch Upload von Belegen/Dateien. Alternativ können Sie Ihren Antrag als PDF-Dokument herunterladen, drucken und zusammen mit Ihren Belegen in Papierform an die Beihilfestelle senden. Die Nutzung von BeihilfeOnline ist freiwillig. Sie können jederzeit eine andere Form der Beantragung wählen (z.B. Ausfüllen des im Internetangebot des LfF bereitgestellten PDF-Formulars oder handschriftliches Ausfüllen eines Papierantragsformulars).

Antragstellung ohne Papier

Archiv

Im Archiv sehen Sie alle bisher über BeihilfeOnline erstellten Beihilfeanträge. Hier wird auch der Status des jeweiligen Antrags angezeigt (z.B. „ausgedruckt“, „eingereicht“, "online gestellt"). Noch nicht gestellte bzw. eingereichte Anträge können Sie jederzeit weiter bearbeiten oder löschen. Zum Bearbeitungsstand Ihrer eingereichten Beihilfeanträge siehe auch Löschen von Anträgen und Speicherung von Anträgen

Zum Bearbeitungsstand Ihrer eingereichten Beihilfeanträge siehe auch Auskunft Beihilfeantrag

Aufwendungen erfassen

Für die Erfassung der geltend gemachten Aufwendungen stehen Ihnen die Funktionen "Einzeln erfassen" und "Global erfassen" zur Verfügung. Welche Variante Sie wählen, können Sie frei entscheiden. Bei der Einzelerfassung machen Sie Angaben zu jedem einzelnen Beleg, bei der Globalen Erfassung müssen Sie nur die für die Bearbeitung zwingend notwendigen Angaben tätigen (z.B. ob ein Ausschluss von Versicherungsleistungen vorliegt). Von Seiten des Landesamts für Finanzen wird die Einzelerfassung empfohlen, da hierdurch die Beihilfesachbearbeitung erleichtert wird, was zu einer zügigeren Bearbeitung Ihres Antrags führen kann.

Auskunft Beihilfeantrag

In der "Auskunft Beihilfeantrag" können Sie sich über den Bearbeitungsstand Ihrer eingereichten Beihilfeanträge informieren. Hier werden alle Beihilfeanträge, die mit Hilfe von BeihilfeOnline erstellt wurden oder die unter Verwendung des mit dem Beihilfebescheid übermittelten Antragsformulars eingereicht wurden, aufgelistet. So haben Sie jederzeit einen Überblick, ob Ihr Antrag bereits bei der Beihilfestelle eingegangen ist bzw. bearbeitet wurde. Aus programmtechnischen Gründen können u.a. mittels PDF-Formular erstellte Beihilfeanträge sowie Anträge, die aus beihilfeinternen Gründen nicht gescannt wurden, nicht angezeigt werden. Online gestellte Anträge werden ca. 15 Minuten nach Antragstellung angezeigt.

Bearbeitungsstand

Siehe hierzu Archiv und Auskunft Beihilfeantrag

Beihilfebescheide

Siehe hierzu Beihilfedokumente im Digitalen Ordner

Belege/Dateien hochladen

Datenschutz Beihilfe

Datenübernahme durch die Beihilfestelle

Es werden keine Daten aus BeihilfeOnline bei der Beihilfestelle übernommen. Sämtliche in BeihilfeOnline gespeicherten Daten beruhen auf Ihren Angaben. Bei erstmaliger Antragstellung sind aufgrund Ihrer Anmeldung im "Mitarbeiterservice Bayern" die Angaben zu "Name" und "Vorname" vorbelegt, alle weiteren Felder müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Ihre Eingaben werden beim Abschluss gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben und die Antragsdetails erfassen müssen.

Digitale/Elektronische Antragstellung

Ehegatte/Lebenspartner

Sie müssen zu Ihrem Ehegatten/Lebenspartner nur dann Angaben machen, wenn Sie für diese Person Aufwendungen geltend machen. Das Ausfüllen der Registerkarte "Angehörige" ist nur bei erstmaliger Antragstellung über dieses Verfahren erforderlich. Ihre Eingaben werden gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben müssen.

Kinder

Sie müssen zu Ihren Kindern auch Angaben machen, wenn Sie für diese keine Aufwendungen geltend machen. Diese Angaben sind zur Prüfung des Beihilfeanspruchs notwendig. Das Ausfüllen der Registerkarte "Angehörige" ist nur bei erstmaliger Antragstellung über dieses Verfahren erforderlich. Ihre Eingaben werden gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben müssen.

Angaben zu Kindern sind nur erforderlich, soweit diese im Familienzuschlag bei Ihnen oder einer anderen Person berücksichtigungsfähig sind oder bei einer zweiten Berufsausbildung bzw. einem Zweitstudium wegen des Umfangs einer Erwerbstätigkeit im Familienzuschlag nicht berücksichtigt werden.

Löschen von Anträgen

Ein Antrag kann aus dem "Archiv der Beihilfeanträge" gelöscht werden, solange er noch nicht online gestellt bzw. bei der Beihilfestelle eingereicht wurde. Das Löschen umfasst alle mit dem betreffenden Antrag erfassten Vorgaben (auch evtl. Änderungen in den Registerkarten 'Grunddaten', 'Angehörige' und 'Beschäftigung'). Beim Löschen des letzten vorhandenen Antrags werden neben den Antragsdaten sämtliche Vorgaben in den Registerkarten 'Grunddaten', 'Angehörige' und 'Beschäftigung' gelöscht. Im Falle einer erneuten Antragstellung sind diese komplett neu auszufüllen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, ggf. erst einen neuen Antrag zu stellen und anschließend den alten Antrag zu löschen. 

Online-Antragstellung

PDF-Ausdruck

Drucken Sie den Antrag aus, prüfen Sie die gemachten Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit und unterschreiben Sie ihn. Senden Sie ihn anschließend zusammen mit den Belegen an die zuständige Beihilfestelle. Siehe hierzu auch Antragstellung mit BeihilfeOnline und Zuständige Beihilfestelle

Probleme beim PDF-Ausdruck im Internet Explorer

Ursache hierfür können Ihre Browser-Einstellungen sein. Bei Verwendung des Internet Explorers überprüfen Sie bitte die Einstellungen bei den "Vertrauenswürdigen Sites". Sollte dort die URL des Mitarbeiterservices Bayern (https://www.mitarbeiterportal.bayern.de) enthalten sein, muss auch die URL des Fachverfahrens BeihilfeOnline (https://beihilfeantrag.lff.bayern.de) enthalten sein bzw. hinzugefügt werden. Sollte dort die URL des Fachverfahrens BeihilfeOnline (https://beihilfeantrag.lff.bayern.de) enthalten sein, muss auch die URL des Mitarbeiterservices Bayern (https://www.mitarbeiterportal.bayern.de) enthalten sein bzw. hinzugefügt werden.

Selbstauskunft

Speicherung der persönlichen Daten

Die Daten aus den Registerkarten "Grunddaten", "Angehörige" sowie "Beschäftigung" müssen nur einmalig eingegeben werden. Die vorgegebenen Daten werden gespeichert. Bei Folgeanträgen müssen Sie nur noch eventuelle Änderungen gegenüber dem letzten mit Hilfe von BeihilfeOnline erstellten Antrag sowie die Antragsdetails erfassen.

Speicherung von Anträgen

Nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie Ihren Antrag für eine spätere Bearbeitung speichern. Durch Klicken auf den Button "Speichern" werden Ihre Änderungen bzw. neu erfassten Daten übernommen und der Antrag mit dem Status „noch nicht gestellt“ im Archiv abgelegt. Hochgeladene Dateien werden ab erstmaliger Speicherung des Antrages 6 Monate gespeichert. Siehe hierzu auch Archiv.

Unterschied "Neuer Beihilfeantrag" und "Leerformular"

Mit der Funktion "Neuer Beihilfeantrag" können Sie einen vollständig ausgefüllten Beihilfeantrag erstellen. Dieser wird Ihnen im "Archiv der Beihilfeanträge" angezeigt.

Mit der Funktion "Leerformular" erhalten Sie ein Leerformular mit vorbelegten Kopfdaten zum handschriftlichen Ausfüllen. Bitte beachten Sie, dass hier vorgegebene Daten nicht gespeichert werden. Eine Speicherung erfolgt nur bei Verwendung von "Neuer Beihilfeantrag".

Upload von Belegen/Dateien

Sie können in BeihilfeOnline Ihre Belege elektronisch hochladen und anschließend Ihren Beihilfeantrag online stellen (Hinweis: Diese Funktion wird derzeit pilotiert und steht nur Teilnehmern der Pilotierung zur Verfügung). Für den Dateiupload gilt Folgendes:

  • Die Belege müssen in schwarz-weiß mit einer Qualität von 300 dpi gescannt werden
  • Beim Fotografieren mit der Handy-Kamera sollte eine Scanner-App verwendet werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Konvertierung in schwarz-weiß erfolgt, und prüfen Sie nach dem Scannen die Qualität der Belege.
  • Es können höchstens 20 Dateien hochgeladen werden.
  • Die Größe einer einzelnen Datei darf höchstens 4 MB betragen.
  • Die Gesamtgröße aller Dateien darf höchstens 20 MB betragen.
  • Es sind nur Dateien mit den Endungen ".pdf", ".jpg" und ".png" möglich.
  • Die Dateien werden ab erstmaliger Speicherung des Antrages bzw. ab Antragstellung 6 Monate gespeichert.

Vorteile zum Papierantrag

  • Geführte benutzerfreundliche Antragserstellung
  • Zeitersparnis bei der Antragerstellung durch Vorbelegung der persönlichen Daten
  • Bei Online-Antragstellung Einsparung von Papier und Portokosten sowie schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Postlaufzeiten
  • Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstatus eingereichter Beihilfeanträge
  • Unterstützung bei der Antrags- und Belegverwaltung

Webvorschau

Die Webvorschau zeigt Ihnen, wie Ihr aktueller Antrag ausgedruckt aussehen wird.

Zugriff der Beihilfestelle

Die Beihilfestelle hat keinen Zugriff auf die von Ihnen vorgegebenen Daten. Änderungen sind der Beihilfestelle wie bisher über die üblichen Kommunikationswege (d.h. schriftlich, telefonisch oder per E-Mail) mitzuteilen.

Zusatz "für Pflege"

Für Beihilfeberechtigte und berücksichtigungsfähige Angehörige, die Leistungen zu dauernden Pflegekosten erhalten, gibt es ein eigenes Antragsformular. Sofern Sie zu diesem Personenkreis gehören, setzen Sie in der Überschrift bitte einen Haken in die Checkbox "Checkbox für Pflege". Für alle anderen Beihilfeberechtigten hat dieser Zusatz keine Bedeutung.

Zuständige Beihilfestelle

Auskunft über die zuständige Beihilfestelle kann Ihnen Ihre Dienststelle bzw. Pensionsfestsetzungsbehörde geben. Nähere Informationen finden Sie auch im Internetangebot des Landesamts für Finanzen:

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