FAQs/Wichtige Themen

Allgemein

Beendigung Arbeitsverhältnis

Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses können Sie das Portal und den Digitalen Ordner weiterhin nutzen. Bitte beachten Sie hierzu die Regelungen unter Verfügbarkeit von Dokumenten. Das Reisemanagement und der Beihilfeantrag stehen noch sechs Monate nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Verfügung.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Nutzungsbedingungen

Der Freistaat Bayern bietet als Mitarbeiterservice derzeit folgende Dienste:

  • Digitaler Ordner (Bereitstellung von elektronischen Dokumenten wie z. B. Bezügemitteilungen)
  • Reisemanagement (Beantragung, Genehmigung und Abrechnung von Reisen)
  • Beihilfeantrag (webunterstützte Antragerstellung mit anschließendem Ausdruck in Papier)

Für die Nutzung der Dienste ist die Registrierung und Anmeldung über den Authentifizierungsdienst authega erforderlich.

Die Nutzung der Dienste ist freiwillig.

Ausnahme:

Wenn Ihre Dienststelle Dienstreiseanträge und -abrechnungen ausschließlich über Reisemanagement (BayRMS) im Mitarbeiterservice Bayern entgegennimmt, ist die Nutzung des Portals und die Registrierung bei authega verpflichtend. Bitte erkundigen Sie sich in Ihrer Geschäftsstelle.

Ruhestand

Auch nach der Beendigung des aktiven Dienstes können Sie das Portal, den Digitalen Ordner und den Beihilfeantrag nutzen. Bitte beachten Sie hierzu die Regelungen unter Verfügbarkeit von Dokumenten. Das Reisemanagement steht noch sechs Monate nach dem Eintritt in den Ruhestand zur Verfügung.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Verfügbare Dienste

Die Verfügbarkeit von Diensten im Portal Mitarbeiterservice Bayern orientiert sich an Ihrer Beschäftigungsbehörde bzw. Ihrem Status (aktiv, ausgeschieden bzw. im Ruhestand).

Versetzung

Bei einer Versetzung können Sie sich weiterhin am Portal anmelden. Der Digitale Ordner sowie der Beihilfeantrag können unverändert genutzt werden. Das Reisemanagement steht nur dann zur Verfügung, wenn Ihre Behörde diesen Dienst nutzt.

Hinweise:

Digitaler Ordner: Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Einstellungen im Digitalen Ordner, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse angegeben haben. So können wir Sie auch weiterhin bei neuen Dokumenten benachrichtigen.

Reisemanagement: Ändern Sie die Behördendaten in Ihrem Mitarbeiterprofil.

authega (Anmeldung und Registrierung): Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre dienstliche E-Mail-für die Registrierung genutzt haben, damit Sie z. B. beim Ablauf des Zertifikats benachrichtigt werden können.

Digitaler Ordner

Beihilfedokumente im Digitalen Ordner

Nach gegenwärtiger Planung sollen künftig auch Beihilfedokumente (Beihilfe-Bescheid, Beihilfe-Abschlag und Beihilfe-Anerkennung) im Digitalen Ordner zur Verfügung stehen. Bei der Bereitstellung der Bescheide ist auch die Möglichkeit des Beleg-Abrufs geplant. Sie werden zu gegebener Zeit diesbezüglich auf der Seite des Digitalen Ordners informiert.

Bereitstellung von Bezügemitteilungen

Bezügemitteilungen werden nicht monatlich, sondern nur bei einer Änderung der Brutto- und/oder Nettobezüge erstellt und bekannt gegeben.

Öffnen der Dokumente

Beim Öffnen von Dokumenten im Browser werden die Dokumente abhängig von den Browsern und den Einstellungen in unterschiedlichen Verzeichnissen gespeichert. Falls Sie sicherstellen wollen, dass die Dateien nicht auf Ihrem Rechner gespeichert bleiben, müssen sie diese ggf. manuell löschen.

Mögliche Speicherorte:

Firefox

Temp-Verzeichnis des Benutzers – C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Temp

Internet Explorer

Temporäre Internet-Dateien – C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.IE5\...

Chrome

Eingestelltes Downloadverzeichnis – C:\Users\<Benutzername>\Downloads

Edge

Festes Downloadverzeichnis des Benutzers – C:\Users\<Benutzername>\Downloads

Speichern der Dokumente

Die Dokumente des Digitalen Ordners sind in Archiven gespeichert. Sie können die Dokumente zusätzlich auf Ihren eigenen Speichermedien (Festplatte des Computers, USB-Stick u. a. ) sichern:

Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste in der Spalte Download auf den Link zum Dokument, wählen Sie den Dialog "Ziel speichern unter...".

Beispielscreen anzeigen Screenshot - Speichern der Dokumente

Verfügbarkeit von Dokumenten

Beamtinnen/Beamte, Richterinnen/Richter, Versorgungsempfängerinnen/Versorgungsempfänger:

Die Dokumente im Digitalen Ordner stehen Ihnen sowohl während des aktiven Beamten- bzw. Richterverhältnisses als auch im Ruhestand dauerhaft zur Verfügung.

Im Todesfall stehen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf Ihres Todesjahres auch Ihren legitimierten Erben zur Verfügung und können von diesen, soweit kein Zugang zum Portal Mitarbeiterservice Bayern besteht, auch bei der zuletzt zuständigen Bezügestelle angefordert werden.

Sollten Sie anders als durch Versetzung/Eintritt in den Ruhestand aus Ihrem Beamten-/Richterverhältnis ausscheiden, stehen Ihnen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf des Jahres, in welchem Sie ausgeschieden sind bzw. die Bezügezahlung geendet hat, zur Verfügung.

Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, Auszubildende:

Die Dokumente im Digitalen Ordner stehen Ihnen während Ihres Beschäftigungs- bzw. Ausbildungsverhältnisses und bis zum Ablauf des zehnten Jahres nach Ihrem Ausscheiden bzw. dem Renteneintritt zur Verfügung.

Im Todesfall stehen die Dokumente bis zum Ende des zehnten Jahres nach Ablauf Ihres Todesjahres auch Ihren legitimierten Erben zur Verfügung und können von diesen, soweit kein Zugang zum Portal Mitarbeiterservice Bayern besteht, auch bei der zuletzt zuständigen Bezügestelle angefordert werden.

Zugriffsberechtigte

Aktuell steht der Digitale Ordner allen Tarifbeschäftigten und aktiven Beamten des Freistaats Bayern zur Verfügung.

Versorgungsempfängerinnen/Versorgungsempfänger können zur Zeit den Digitalen Ordner aus lizenztechnischen Gründen nur nutzen, wenn sie diesen bereits im aktiven Dienst aktiviert haben.

Beihilfeantrag

Antrag erstellen

Für die Erstellung eines Beihilfeantrags stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Webunterstützte Antragerstellung mit Hilfe von "Beihilfeantrag" mit anschließendem Ausdruck in Papierform
  • Elektronisches Ausfüllen eines PDF-Formulars mit anschließendem Ausdruck in Papierform
  • Handschriftliches Ausfüllen eines Papierantragsformulars

Die Nutzung von "Beihilfeantrag" ist freiwillig. Ein Wechsel zwischen den verschiedenen Antragsarten ist jederzeit möglich.

Antrag löschen

Ein Antrag kann jederzeit aus dem "Archiv der Beihilfeanträge" gelöscht werden. Das Löschen umfasst alle mit dem betreffenden Antrag erfassten Vorgaben (auch evtl. Änderungen in den Registerkarten 'Grunddaten', 'Angehörige' und 'Beschäftigung'). Beim Löschen des letzten vorhandenen Antrags werden neben den Antragsdaten sämtliche Vorgaben in den Registerkarten 'Grunddaten', 'Angehörige' und 'Beschäftigung' gelöscht. Im Falle einer erneuten Antragstellung sind diese komplett neu auszufüllen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, erst einen neuen Antrag zu stellen und anschließend den alten Antrag zu löschen. 

Antragstellung ohne Papier

Eine reine Online-Antragstellung ist derzeit noch nicht möglich. Beim Landesamt für Finanzen läuft aktuell das Projekt "Papierlose Sachbearbeitung in der Beihilfe". Hierbei wird mittels Scannen und Erkennen der eingereichten Belege ein erster, wichtiger Digitalisierungsschritt umgesetzt. Damit wird erreicht, dass ab dem Eingang des Beihilfeantrags in der Beihilfestelle die Bearbeitung und Festsetzung der Beihilfe durchgängig papierlos erfolgt. Nach Abschluss dieser Maßnahmen soll in einem nächsten Schritt - unter Berücksichtigung der rechtlichen und technischen Gegebenheiten - eine digitale Übermittlung von Antragsdaten und Unterlagen realisiert werden, um diese dann dem oben beschriebenen papierlosen Prozessablauf zuzuführen. Angesichts der begrenzten Personalressourcen kann die Einführung neuer Techniken nur schrittweise erfolgen.

Archiv

Im Archiv sehen Sie alle bisher über "Beihilfeantrag" erstellten Beihilfeanträge. Hier wird auch der jeweilige Bearbeitungsstatus angezeigt. Aus technischen Gründen kann in "Beihilfeantrag" derzeit nur der Status "bescheidet" angezeigt werden. Aktuell wird an einer neuen Funktion "Auskunft Beihilfeantrag" gearbeitet, in der auch der Status "eingegangen" abgebildet werden soll. Sobald der neue Service zur Verfügung steht, werden Sie auf der Seite von "Beihilfeantrag" entsprechend informiert.

Aufwendungen erfassen

Für die Erfassung der geltend gemachten Aufwendungen stehen Ihnen die Funktionen "Einzeln erfassen" und "Global erfassen" zur Verfügung. Welche Variante Sie wählen, können Sie frei entscheiden. Bei der Einzelerfassung machen Sie Angaben zu jedem einzelnen Beleg, bei der Globalen Erfassung müssen Sie nur die für die Bearbeitung zwingend notwendigen Angaben tätigen (z.B. ob ein Ausschluss von Versicherungsleistungen vorliegt). Von Seiten des Landesamts für Finanzen wird die Einzelerfassung empfohlen, da hierdurch die Beihilfesachbearbeitung erleichtert wird, was zu einer zügigeren Bearbeitung Ihres Antrags führen kann.

Bearbeitungsstand

Im "Archiv der Beihilfeanträge" sehen Sie alle bisher über "Beihilfeantrag" erstellten Beihilfeanträge. Hier wird auch der jeweilige Bearbeitungsstatus (z.B. bescheidet am <Datum>) angezeigt. Für Anträge, die nicht über "Beihilfeantrag" erstellt wurden, ist derzeit keine Online-Auskunft möglich, diese ist aber für einen späteren Zeitpunkt vorgesehen.

Belege digital übermitteln

Die digitale Übermittlung von Belegen ist derzeit noch nicht möglich. Siehe hierzu auch Antragstellung ohne Papier.

Datenübernahme

Es werden keine Daten aus "Beihilfeantrag" bei der Beihilfestelle übernommen. Sämtliche in "Beihilfeantrag" gespeicherten Daten beruhen auf Ihren Angaben. Bei erstmaliger Antragstellung sind aufgrund Ihrer Anmeldung im "Mitarbeiterservice Bayern" die Angaben zu "Name" und "Vorname" vorbelegt, alle weiteren Felder müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Ihre Eingaben werden beim Abschluss gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben und die Antragsdetails erfassen müssen.

Ehegatte/Lebenspartner

Sie müssen zu Ihrem Ehegatten/Lebenspartner nur dann Angaben machen, wenn Sie für diese Person Aufwendungen geltend machen. Das Ausfüllen der Registerkarte "Angehörige" ist nur bei erstmaliger Antragstellung über dieses Verfahren erforderlich. Ihre Eingaben werden gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben müssen.

Kinder

Sie müssen zu Ihren Kindern auch Angaben machen, wenn Sie für diese keine Aufwendungen geltend machen. Diese Angaben sind zur Prüfung des Beihilfeanspruchs notwendig. Das Ausfüllen der Registerkarte "Angehörige" ist nur bei erstmaliger Antragstellung über dieses Verfahren erforderlich. Ihre Eingaben werden gespeichert, so dass Sie bei Folgeanträgen nur noch eventuelle Änderungen Ihrer Daten vorgeben müssen.

Angaben zu Kindern sind nur erforderlich, soweit diese im Familienzuschlag bei Ihnen oder einer anderen Person berücksichtigungsfähig sind oder bei einer zweiten Berufsausbildung bzw. einem Zweitstudium wegen des Umfangs einer Erwerbstätigkeit im Familienzuschlag nicht berücksichtigt werden.

PDF-Ausdruck

Drucken Sie den Antrag aus, prüfen Sie die gemachten Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit und unterschreiben Sie ihn. Senden Sie ihn anschließend zusammen mit den Belegen an die zuständige Beihilfestelle.

Probleme beim PDF-Ausdruck im Internet Explorer

Ursache hierfür können Ihre Browser-Einstellungen sein. Bei Verwendung des Internet Explorers überprüfen Sie bitte die Einstellungen bei den "Vertrauenswürdigen Sites". Sollte dort die URL des Mitarbeiterservices Bayern (https://www.mitarbeiterportal.bayern.de) enthalten sein, muss auch die URL des Fachverfahrens Beihilfeantrag (https://beihilfeantrag.lff.bayern.de) enthalten sein bzw. hinzugefügt werden. Sollte dort die URL des Fachverfahrens Beihilfeantrag (https://beihilfeantrag.lff.bayern.de) enthalten sein, muss auch die URL des Mitarbeiterservices Bayern (https://www.mitarbeiterportal.bayern.de) enthalten sein bzw. hinzugefügt werden.

Speicherung der persönlichen Daten

Die Daten aus den Registerkarten "Grunddaten", "Angehörige" sowie "Beschäftigung" müssen nur einmalig eingegeben werden. Die vorgegebenen Daten werden gespeichert. Bei Folgeanträgen müssen Sie nur noch eventuelle Änderungen gegenüber dem letzten mit Hilfe von "Beihilfeantrag" erstellten Antrag sowie die Antragsdetails erfassen.

Unterschied "Neuer Beihilfeantrag" und "Leerformular"

Mit der Funktion "Neuer Beihilfeantrag" können Sie einen vollständig ausgefüllten Beihilfeantrag erstellen. Dieser wird Ihnen im "Archiv der Beihilfeanträge" angezeigt.

Mit der Funktion "Leerformular" erhalten Sie ein Leerformular mit vorbelegten Kopfdaten zum handschriftlichen Ausfüllen. Bitte beachten Sie, dass hier vorgegebene Daten nicht gespeichert werden. Eine Speicherung erfolgt nur bei Verwendung von "Neuer Beihilfeantrag".

Vorteile zum Papierantrag

  • Geführte und barrierefreie Antragserstellung
  • Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstatus
    eingereichter Beihilfeanträge
  • Unterstützung bei der Antrags- und Belegverwaltung

Webvorschau

Die Webvorschau zeigt Ihnen, wie Ihr aktueller Antrag ausgedruckt aussehen wird.

Zugriff der Beihilfestelle

Die Beihilfestelle hat keinen Zugriff auf die von Ihnen vorgegebenen Daten. Änderungen sind der Beihilfestelle wie bisher über die üblichen Kommunikationswege (d.h. schriftlich, telefonisch oder per E-Mail) mitzuteilen.

Zusatz "für Pflege"

Für Beihilfeberechtigte und berücksichtigungsfähige Angehörige, die Leistungen zu dauernden Pflegekosten erhalten, gibt es ein eigenes Antragsformular. Sofern Sie zu diesem Personenkreis gehören, setzen Sie in der Überschrift bitte einen Haken in die Checkbox "Checkbox für Pflege". Für alle anderen Beihilfeberechtigten hat dieser Zusatz keine Bedeutung.

Zuständige Beihilfestelle

Auskunft über die zuständige Beihilfestelle kann Ihnen Ihre Dienststelle bzw. Pensionsfestsetzungsbehörde geben. Nähere Informationen finden Sie auch im Internetangebot des Landesamts für Finanzen:

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